terça-feira, 14 de dezembro de 2010

GTD - Ócio e procrastinação

Comentaram durante um Workshop que se usamos o método GTD então não temos tempo para o ócio. Imagino que se todos pensassem em produzir o tempo todo, ficaríamos logo paranóicos. Portanto há sim espaço para o ócio. A diferença é que no método GTD, quando resolvemos não fazer nada, estamos tomando uma decisão consciente. Sabemos naquele momento exatamente o que poderíamos ou não fazer e tomamos a decisão de não fazê-lo. Nos sentimos confortáveis com essa decisão. É muito diferente de não sabermos o que temos que fazer e acabarmos não fazendo nada. A sensação de que alguma coisa precisaria estar sendo feita acaba tomando conta da gente.

Mas uma coisa é o ócio consciente e outra é a procrastinação. Procrastinar é deixar de lado uma tarefa porque ela é desagradável ou cansativa ou de um modo geral temos pouco interesse nela. Isso não é uma decisão em que nos sentimos confortáveis. Isso é um adiamento que muitas vezes pode nos trazer problemas. Para algumas pessoas a procrastinação é uma praga da qual elas não conseguem se livrar. Na minha luta contra a procrastinação percebi que boa parte das vezes a dificuldade está na tarefa ser grande demais ou não estar bem definida. A melhor coisa a fazer nesse caso é definir bem o que se quer fazer e realizar um work breakdown, ou seja, dividir a tarefa em partes menores até que seja relativamente fácil e bem claro o que deve ser feito em cada parte. Tratamos então cada parte como uma ação independente (ou encadeada se for o caso). É como transformar uma tarefa num projeto, mesmo que não houvesse necessidade para tal. Vencer a procrastinação assim é bem mais fácil

Boa produtividade para todos.

GTD e E-mail

O e-mail é uma ferramenta poderosa e atualmente não vivemos mais sem ela, mas ela pode ser também bastante prejudicial à nossa produtividade.


No GTD frisamos que é importante manter a Caixa de Entrada de e-mails vazia. Nada de manter assuntos pendentes lá. Isso só aumenta o trabalho, pois teremos que revisar todos os e-mails sempre.


Como resolver então?


No estágio de processar, devemos resolver cada e-mail pelo processo normal. Menos de dois minutos? Resolvemos na hora. Mais de dois minutos? A solução é criarmos pastas.


A primeira pasta é a lista de próximas ações (nomeie as pastas começando com $$ para ficar sempre no topo da lista de pastas). Os e-mails colocados nela devem entrar em nossas listas de próximas ações e projetos, como qualquer outro item processado. Ao revisarmos, verificaremos esta pasta para ver o que já resolvemos.


Outras pastas de e-mail devem ser criadas e referenciadas nas listas homônimas: Ler/Revisar, Referência, Projeto A, Projeto B, Algum dia/Talvez...


Estas pastas são extensões de nossas listas. Você pode replicá-las nas listas (recomendado) ou não, mas devem ser verificadas sempre que verificarmos as listas (Ex.: Depois de verificarmos a lista Algum dia/Talvez devemos verificar também a pasta Algum dia/talvez no software de e-mail).


Tenho mais uma sugestão em relação aos e-mails. Não deixe sua Caixa aberta na sua frente o tempo todo. Acaba sendo uma fonte enorme de interrupção. Estabeleça horários no dia que você processa sua Caixa de Entrada de e-mails. É uma tentação ficar vigiando a chegada de e-mails, mas isso tira o foco do item que você estiver executando naquele momento. Claro que se você está esperando um e-mail super importante você vai à Caixa de Entrada com maior freqüência, mas é importante não manter o hábito de ficar vigiando o tempo todo. Já chega as interrupções que temos por telefone e presenciais. Aliás, precisamos aprender a dizer não também nesses casos, quando for possível.


Boa produtividade!