O e-mail é uma ferramenta poderosa e atualmente não vivemos mais sem ela, mas ela pode ser também bastante prejudicial à nossa produtividade.
No GTD frisamos que é importante manter a Caixa de Entrada de e-mails vazia. Nada de manter assuntos pendentes lá. Isso só aumenta o trabalho, pois teremos que revisar todos os e-mails sempre.
Como resolver então?
No estágio de processar, devemos resolver cada e-mail pelo processo normal. Menos de dois minutos? Resolvemos na hora. Mais de dois minutos? A solução é criarmos pastas.
A primeira pasta é a lista de próximas ações (nomeie as pastas começando com $$ para ficar sempre no topo da lista de pastas). Os e-mails colocados nela devem entrar em nossas listas de próximas ações e projetos, como qualquer outro item processado. Ao revisarmos, verificaremos esta pasta para ver o que já resolvemos.
Outras pastas de e-mail devem ser criadas e referenciadas nas listas homônimas: Ler/Revisar, Referência, Projeto A, Projeto B, Algum dia/Talvez...
Estas pastas são extensões de nossas listas. Você pode replicá-las nas listas (recomendado) ou não, mas devem ser verificadas sempre que verificarmos as listas (Ex.: Depois de verificarmos a lista Algum dia/Talvez devemos verificar também a pasta Algum dia/talvez no software de e-mail).
Tenho mais uma sugestão em relação aos e-mails. Não deixe sua Caixa aberta na sua frente o tempo todo. Acaba sendo uma fonte enorme de interrupção. Estabeleça horários no dia que você processa sua Caixa de Entrada de e-mails. É uma tentação ficar vigiando a chegada de e-mails, mas isso tira o foco do item que você estiver executando naquele momento. Claro que se você está esperando um e-mail super importante você vai à Caixa de Entrada com maior freqüência, mas é importante não manter o hábito de ficar vigiando o tempo todo. Já chega as interrupções que temos por telefone e presenciais. Aliás, precisamos aprender a dizer não também nesses casos, quando for possível.
Boa produtividade!
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